Un ufficio senza carta
Uno degli obiettivi della digital transformation delle imprese è eliminare la carta dagli uffici. Sulle scrivanie si trovano spesso stampe di fatture, contratti, preventivi, dossier e documenti che vanno firmati o vistati.
L’innovazione tecnologica permette oggi di trasformare i documenti digitalmente rendendo l’ufficio “paperless” grazie alla dematerializzazione.
Questo processo è realizzabile tramite un sistema documentale, ovvero un gestionale dedicato alla digitalizzazione, all’archiviazione e alla conservazione della documentazione secondo le norme di legge.
I vantaggi principali di questo cambiamento sono:
- Facilità di accesso ai documenti: grazie al documentale in cloud si possono effettuare consultazioni in maniera più veloce, anche da remoto, senza inutili perdite di tempo.
- Gestione semplificata: l’archiviazione avviene in un click, mandando in pensione i faldoni impolverati.
- Risparmio di tempo e di denaro: il personale può dedicarsi e concentrarsi sulle attività a valore più redditizie per l’azienda, abbattendo anche i costi di cancelleria e di stampa.
- Rispetto per l’ambiente: meno carta e quindi meno alberi abbattuti.
Esaedro propone TeamSystem DMS Document Management System, uno strumento nato per rispondere alle esigenze di un’impresa che vuole fare un salto di qualità nella riorganizzazione dei processi lavorativi.
DMS è una soluzione web-based che centralizza la documentazione aziendale in un unico archivio, dove i documenti sono raccolti, organizzati e catalogati per poi essere condivisi con tutta la Supply Chain dell’azienda.
In questo modo si snelliscono i processi di lavoro rendendo più semplici e rapide le ricerche.
Infine, grazie alla firma digitale, è possibile approvare i documenti anche da remoto, rendendo il processo di autorizzazione più veloce e fluido.
