Sistema ERP: cos’è e come sceglierlo grazie a 5 domande chiave

In questo articolo

Definizione di ERP

ERP è l’acronimo di Enterprise Resource Planning, letteralmente “progettazione delle risorse aziendali”.
L’ERP si può definire un sistema di gestione aziendale che mette in comunicazione tutti i processi fondamentali all’interno di un’impresa (vendite, acquisti, gestione del magazzino, gestione della contabilità, ecc.).

Per migliorare efficienza e profitto è indispensabile perfezionare tutti i processi organizzativi e questo obiettivo può essere raggiunto solo attraverso l’implementazione di una “digital backbone”, ovvero di un’architettura software e di una struttura digitale che ottimizzi tutti i processi, aumentando la disponibilità di tempo e risorse.

Affidarsi ad un sistema ERP

L’introduzione di un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) in ambito aziendale equivale a:

fornire all’impresa uno strumento condiviso in grado di migliorare l’impiego delle risorse
orientare le decisioni di business sulla base della valutazione di dati e scenari
delineare una strategia che coinvolga tutte le funzioni aziendali

Un software gestionale ERP deve essere quindi una piattaforma accessibile e di facile utilizzo. In altre parole, deve essere dotata di un’interfaccia utente intuitiva, flessibile, completa e personalizzabile. E, perché no, anche graficamente gradevole.

Progettare una dashboard di controllo che soddisfi l’area amministrativa quanto l’ufficio marketing, il personale logistico, il team commerciale e – per finire – la dirigenza, la quale necessita di una panoramica completa della situazione in azienda, non è un compito facile.

Ovviamente è necessario stabilire delle priorità e creare un sistema sufficientemente versatile da essere utilizzabile sia nel caso in cui si disponga di abilità informatiche e analitiche avanzate sia nel caso in cui le competenze tecniche dell’utente siano piuttosto basiche.

Quali sono le caratteristiche di un sistema ERP?

Le funzionalità principali di un ERP gestionale sono pensate per semplificare i processi dell’impresa all’interno di una singola piattaforma.
Per essere più precisi, gli ERP possiedono peculiarità che consentono di unire diverse funzioni aziendali, così che tramite un solo software gestionale si possano esaminare le informazioni finanziarie e contabili, amministrare le risorse umane, consultare i dati produttivi, gestire gli stock e le vendite, oltre a coordinare le iniziative di marketing.

Inoltre, la potenza di un software gestionale ERP risiede nella sua capacità di distribuire e centralizzare i dati e le informazioni tra tutti i reparti, assicurando a ciascuno una prospettiva più globale dell’intera impresa.

A cosa serve un ERP?

Abbiamo precedentemente parlato dello scopo di un gestionale ERP, ma la sua efficacia differisce da un’azienda all’altra. Le differenze non si limitano solo ai mercati e ai settori merceologici trattati dall’impresa, ma variano anche in base alle dimensioni, all’approccio verso i clienti e al modello di business adottato.

L’adozione della piattaforma dovrebbe principalmente orientarsi verso il conseguimento di quale vantaggio competitivo?
Potenziamento delle vendite?
Miglioramento della logistica?

Creazione di un sistema dinamico di misurazione dei risultati aziendali per incentivare le performance dei collaboratori?
Una volta definito il primo ambito di intervento e raggiunti gli obiettivi prioritari, il sistema ERP assumerà attivamente il ruolo di guida, utilizzando le informazioni ricavate dai dati grezzi per suggerire la direzione da seguire.

Se per esempio l’incremento delle vendite implica un potenziamento dei processi logistici, la gestione del magazzino diverrà immediatamente la seconda priorità in azienda.

Quali sono le figure aziendali che utilizzeranno il sistema ERP?

È cruciale comprendere quali figure aziendali avranno accesso al sistema ERP.
Dall’IT manager al magazziniere, la gamma di utenti è ampia e trovare un compromesso non sempre rappresenta la soluzione ottimale. L’assetto ideale potrebbe essere raggiunto prevedendo, se necessario, diversi livelli di accesso, fornendo funzionalità e interfacce dedicate.

La dashboard aziendale sarà personalizzata in base al profilo ma i processi e i dati gestiti rimarranno identici, consentendo una reale interoperabilità tra utenti con competenze e ruoli diversi.
È essenziale ricordare che i collaboratori operano all’interno della stessa azienda, anche se fisicamente o geograficamente separati. La creazione di interfacce simili o riconoscibili per gli elementi in comune tra i diversi reparti contribuirà a evitare fraintendimenti e semplificherà l’identificazione di eventuali problemi che possono emergere tra le diverse funzioni.

Quali sono i dispositivi per cui l’ERP deve essere disponibile?

In passato, l’accesso al sistema ERP avveniva esclusivamente da desktop in ufficio, ma ora queste dinamiche sono cambiate. In particolare, ad esempio per il team commerciale, la capacità di utilizzare gli strumenti della piattaforma ovunque si trovi l’utente è diventata strategica.

Considerando il miglioramento significativo della qualità del lavoro quando si è produttivi nei momenti e nei luoghi opportuni, è di fondamentale importanza prevedere un’interfaccia pratica, funzionale e gradevole anche su tablet o addirittura su smartphone e si sta già discutendo della prossima frontiera rappresentata dai dispositivi indossabili. Molte soluzioni sono nativamente responsive, adattandosi automaticamente al formato del display in uso.

Tuttavia, data la diversità delle esigenze aziendali, è consigliabile pianificare con precisione a quali funzioni e dispositivi dare priorità.

Dati aziendali e sicurezza: quali garanzie per un sistema ERP?

I dati aziendali rappresentano un patrimonio inestimabile in qualsiasi business e la valutazione dei criteri per l’autenticazione degli utenti nel sistema ERP è un aspetto che richiede, ancora una volta, una certa flessibilità.

La user experience implica innanzitutto facilità d’uso. L’adozione di sistemi di sicurezza eccessivamente complicati, con password difficili da ricordare o da modificare con frequenze troppo alte, potrebbe risultare frustrante.

Da non trascurare è l’incremento dell’integrazione tra dispositivi aziendali e personali (il cosiddetto BYOD, Bring Your Own Device), che implica che i collaboratori possano utilizzare il proprio laptop o tablet per accedere a informazioni sensibili.
L’ERP deve quindi garantire la protezione dei dati e l’accessibilità mediante metodi di autenticazione efficaci, ma al contempo non eccessivamente complessi.

L’ERP può diventare anche uno strumento di marketing?

Infine, è essenziale valutare se l’ERP prevederà moduli utilizzabili anche dai clienti.
Dai settori in cui l’e-commerce è il principale canale di vendita grazie ai cataloghi digitali fino alla compilazione di DDT e fatture, i layout del sistema non solo devono rispecchiare colori e loghi aziendali, ma anche assicurare un’usabilità intuitiva che non richieda spiegazioni o processi di formazione complessi.

Un cliente che utilizza con facilità la piattaforma sarà più propenso ad adoperarla con frequenza. La progettazione dell’ERP dovrebbe mirare non solo a rispecchiare l’identità visiva dell’azienda, ma anche a garantire un’esperienza utente che stimoli un utilizzo regolare da parte dei clienti.

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