Dematerializzazione dei documenti e digital transformation: l’ufficio diventa green
L’innovazione e la tecnologia stanno modificando il nostro modo di lavorare.
Grazie alla digital transformation le imprese si stanno sempre più “dematerializzando”: cambiano i processi lavorativi e i documenti a supporto diventano digitali.
Oggi, ad esempio, si emettono e ricevono fatture solo in formato elettronico, non sono più cartacei gli ordini, i contratti e la modulistica.
Addirittura, grazie alla firma digitale, non è più necessario stampare un documento per firmarlo, .
Da una ricerca del Politecnico di Milano del 2015 risultò che in Italia venivano prodotti 45 miliardi di documenti stampati pari a 600 miliardi di fogli, l’equivalente di 24 milioni di alberi abbattuti e oltre 4 milioni di tonnellate di emissioni di CO2 prodotte.
Se ci pensiamo, la produzione di documenti nel corso degli ultimi anni è nettamente diminuita.
La dematerializzazione era un processo già in atto da anni, ma con la pandemia ha avuto una rapida accelerazione. La necessità di lavorare in remoto, in smart working, ha obbligato le aziende a dotarsi di soluzioni cloud per gestionale e documentale.
L’inversione di tendenza ora è una realtà e la sostenibilità ambientale sta diventando un obiettivo raggiungibile.
La dematerializzazione e la digital transformation portano con sé numerosi vantaggi: la riduzione dei costi (carta, stampa, mantenimento degli archivi) e la conseguente possibilità di investire diversamente in azienda quanto risparmiato, maggior efficienza e produttività (nel reperimento di informazioni, nella condivisione, nei processi di gestione e decisionali) con minor impiego di tempo e di risorse.
Tutto questo gioca anche a favore della salvaguardia dell’ambiente: meno alberi abbattuti e minor CO2 prodotta.
Il ruolo delle aziende è cruciale in un passaggio tanto delicato per il nostro pianeta.
Da una indagine della Ericsson, su 5000 opinion leader e decisori in ambito ICT di 11 differenti mercati, si evince che 7 imprese su 10 hanno già concluso il percorso di dematerializzazione o sono oltre la metà di questo processo. Un cambio dal punto di vista tecnologico ma anche culturale.
Gli intervistati hanno sottolineato che tra i principali vantaggi evidenziati ci sono la maggiore produttività e redditività, oltre gli indubbi benefici in merito alla sostenibilità ambientale.
Grazie all’utilizzo di un documentale in cloud, come TeamSystem DMS, si può realizzare una vera rivoluzione green dell’ufficio, migliorandolo dal punto di vista organizzativo e produttivo, riducendo la carta, faldoni, inchiostro e spostamenti (lavorando in ufficio come in smart working).
I punti di forza:
- semplifica la gestione quotidiana delle informazioni
- riunisce in unico archivio centralizzato i documenti garantendone l’univocità
- garantisce la conservazione sostitutiva a norma di legge
- è una soluzione cloud, quindi scalabile e modulabile secondo le esigenze dell’impresa
- snellisce i processi di gestione, ricerca delle informazioni e decisionali
La digital transformation e la dematerializzazione sono un’opportunità per le aziende da cogliere, per essere competitivi ma anche per dare il proprio contributo concreto al rispetto dell’ambiente.
