ERP Cloud: cos’è, perché conviene e come integrarlo in una PMI

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Nel processo di transizione digitale, l’impiego di una soluzione gestionale come un ERP (Enterprise Resource Planning) in Cloud riveste un’importanza strategica, grazie alla capacità di ottimizzare e rivoluzionare le procedure aziendali.

Ma cosa si intende esattamente per ERP e quali benefici ne derivano, in particolare per le piccole e medie imprese?

Un ERP in Cloud è l’evoluzione più avanzata e versatile degli ERP, un sistema unificato progettato per organizzare, automatizzare e supervisionare tutte le attività, i processi e le risorse di un’impresa.
I software ERP si presentano come soluzioni modulabili, adattabili a diverse realtà imprenditoriali, grazie alla presenza di moduli specifici per ogni settore. Questo consente alle imprese di configurare il proprio ERP in modo personalizzato, scegliendo le funzionalità più idonee.

La differenza sostanziale tra un ERP tradizionale e un ERP Cloud risiede nel modo in cui il software viene erogato e gestito:

• ERP “tradizionale”: richiede un’installazione sui server interni all’azienda, comporta oneri di gestione e manutenzione direttamente a carico dell’impresa, inclusi i costi per risolvere problematiche, software aggiuntivi, manutenzione, aggiornamenti e personalizzazioni.
• ERP in Cloud: è fruibile online e gestito da un provider di servizi in cloud. Significa che può essere utilizzato da qualunque dispositivo connesso a Internet, senza necessità di infrastrutture dedicate a carico dell’azienda e con una gestione esternalizzata della manutenzione, dei server, dell’archiviazione dati e degli aggiornamenti di sicurezza.

In un’epoca fortemente digitalizzata, nessuna azienda, indipendentemente dalle dimensioni, può far a meno di adottare un ERP in Cloud. Una soluzione in cloud permette di centralizzare diverse funzioni aziendali (contabilità, gestione delle risorse umane, vendite, distribuzione, acquisti ed e-commerce) in un unico sistema.

Gli ERP offrono anche funzioni avanzate per il reporting e l’analisi dati, trasformando radicalmente i processi operativi con notevoli benefici, soprattutto per le PMI.
Riduzione dei costi operativi: l’adozione di un modello SaaS (Software as a Service) riduce significativamente i costi di gestione, eliminando la necessità di investire in hardware e infrastrutture costose.
Accessibilità: disponibile da qualsiasi luogo, l’ERP Cloud richiede solo una connessione Internet, agevolando il lavoro a distanza.
Scalabilità: possibilità di ampliare le funzionalità in base alle esigenze aziendali con acquisto dei moduli tramite un’interfaccia online.
Aggiornamenti costanti: è il provider ad occuparsi degli aggiornamenti software, assicurando l’accesso all’ultima release.
Personalizzazione e flessibilità: l’ERP in Cloud consente alle imprese di configurare un sistema su misura, in base alle necessità e alle figure che lo utilizzano in azienda.
Automazione dei processi: dall’emissione delle fatture alla gestione degli ordini e della contabilità, il sistema è centralizzato ed automatizzato.
Decisioni informate: l’accesso a dati dettagliati facilita decisioni rapide e basate su informazioni concrete.
Efficienza aziendale: gli strumenti di gestione semplificano workflow e progetti, riducendo tempi e costi.

L’implementazione di un ERP in Cloud impatta su diverse aree, tra cui la sicurezza dei dati, l’integrazione con i sistemi preesistenti e la necessità di una connessione Internet affidabile. Per un deployment senza intoppi, è fondamentale seguire un piano strutturato che preveda:

• Un audit interno per analizzare requisiti e obiettivi
• La scelta accurata del software tramite ricerche e demo del prodotto
• Configurazione e personalizzazione del software ERP
• Formazione del personale per un utilizzo ottimale del sistema
• Monitoraggio costante per assicurare l’efficacia del sistema

Per integrare efficacemente un sistema ERP Cloud all’interno della propria azienda, è necessario seguire un approccio metodico e strutturato. Questo percorso prevede diverse fasi critiche, ciascuna fondamentale per garantire che l’implementazione si traduca in successo e in un valore aggiunto per l’azienda.

Ecco gli step principali da considerare:
1. Audit interno e analisi dei requisiti: il primo passo consiste in un’analisi approfondita dei requisiti aziendali, delle specificità e delle necessità dell’impresa. Questa fase non si limita a una mera migrazione dati o aggiornamento tecnologico; è essenziale comprendere chiaramente gli obiettivi che l’azienda intende raggiungere adottando un ERP e identificare i processi che beneficerebbero maggiormente dal passaggio a una soluzione gestionale cloud-based.
2. Valutazione dei fornitori e selezione del software: è una fase delicata a cui dedicare tempo. La ricerca e la valutazione dei fornitori di ERP Cloud permettono di selezionare il software che meglio si adatta alle esigenze aziendali. Una demo del software può fornire insight preziosi sull’idoneità del sistema gestionale prescelto.
3. Configurazione del software ERP: una volta selezionato il software, è necessario procedere con l’installazione, che include la migrazione dei dati esistenti e l’esecuzione di test approfonditi per individuare e risolvere eventuali problemi, assicurandosi che il sistema funzioni come previsto.
4. Personalizzazione del software: ogni azienda ha esigenze uniche, e spesso il software ERP necessita di essere personalizzato per adattarsi perfettamente ai processi aziendali specifici. Questa fase è fondamentale per rendere il sistema efficace fin da subito.
5. Formazione del personale: per ottenere il massimo dal sistema ERP, è fondamentale coinvolgere e formare adeguatamente il personale fin dall’inizio. Un team ben preparato è in grado di sfruttare tutte le funzionalità offerte dal software, contribuendo al successo dell’implementazione.
6. Monitoraggio e manutenzione: l’ultimo step, ma non per importanza, riguarda il monitoraggio continuo del sistema ERP. È essenziale comprendere il suo funzionamento mediante specifici KPI, come il miglioramento della produttività, la riduzione dei costi operativi e il grado di soddisfazione degli utenti.

Questa fase assicura che l’ERP continui a fornire valore all’azienda nel tempo.

Seguire queste best practice per l’implementazione di un sistema ERP in Cloud permette alle aziende di navigare con successo nel processo di digitalizzazione, assicurando una transizione fluida e ottimizzando l’efficienza e la produttività aziendale.

Gli ERP in Cloud rappresentano una risorsa strategica per le imprese di ogni settore, grazie alla loro capacità di adattarsi a diverse esigenze. Il settore manifatturiero e il retail, ad esempio, sono mercati dove le PMI hanno ottimizzato le proprie attività attraverso l’adozione di soluzioni ERP, migliorando produttività ed efficienza tramite la programmazione della produzione, la semplificazione della catena di approvvigionamento e la gestione intelligente del magazzino.

Tra gli altri settori di riferimento che hanno tratto vantaggio dall’introduzione degli ERP in Cloud ci sono le aziende di trasporti e le attività che si occupano di gestione delle retribuzioni. Utilizzando moduli specifici per la gestione finanziaria, la contabilità, le buste paga, il CRM, l’e-commerce, la produzione e la logistica, le aziende hanno potuto automatizzare molte operazioni che precedentemente venivano svolte manualmente. Liberare risorse da compiti ripetitivi permette loro di concentrarsi su attività di maggior valore aggiunto.

La chiave del successo nell’adozione di un ERP Cloud risiede nella capacità di un’azienda di adattarsi e reagire dinamicamente alle sfide del mercato. La flessibilità, la scalabilità e l’accessibilità offerte da queste soluzioni consentono alle PMI di rimanere competitive, efficienti e pronte a cogliere nuove opportunità di crescita.
Attraverso l’implementazione di sistemi ERP Cloud, le aziende non solo migliorano la propria gestione ma possono anche offrire un servizio migliore ai loro clienti, grazie a processi ottimizzati e ad una maggior capacità di rispondere alle richieste del mercato.

Con CRM in Cloud, le aziende possono analizzare i dati dei clienti per scoprire quali sono i modelli che funzionano meglio e i trend del momento.
Ottimizzando i processi di vendita grazie alla funzionalità Sales Intelligence, è possibile automatizzare compiti ripetitivi per risparmiare tempo, fare previsioni di vendita basate sui dati storici e personalizzare l’interazione con i clienti, analizzando il sentiment delle comunicazioni per migliorare l’engagement.
TeamSystem CRM in Cloud è il software CRM che ti consente di avere una visione a 360° del tuo business e della tua rete clienti:

• Gestione anagrafiche clienti per categorie (lead, persone oppure aziende)
• Gestione opportunità con quadro completo di tutte le possibilità
• Catalogo per creazione offerte e preventivi
• Gestione e analisi dati

Questo strumento trasforma i dati in azioni strategiche, migliorando l’efficienza e la personalizzazione del servizio offerto. Adattarsi alle nuove tecnologie è essenziale per non perdere competitività.
L’implementazione di nuovi strumenti e processi presenta diverse sfide ed è per questo motivo che scegliere soluzioni gestionali con interfacce semplici e intuitive diventa fondamentale.
TeamSystem CRM in Cloud è progettato per essere facilmente utilizzabile, senza la necessità di competenze specifiche di programmazione. Per agevolare ulteriormente gli utenti, TeamSystem mette a disposizione una serie di webinar formativi, per massimizzare le potenzialità del software e navigare tramite le funzionalità con maggior efficacia.

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TeamSystem Enterprise è il miglior software gestionale per le PMI. Grazie alla struttura modulare di Enterprise ogni azienda può personalizzare il software: fatturazione elettronica, gestione commesse, gestione magazzino, logistica, gestione spese, acquisti e risorse umane.

Dal punto di vista gestionale è rapidamente attivabile e configurabile: ogni piccola azienda può, infatti, configurare il desktop a proprio piacimento, creare dei percorsi preferenziali per avere sempre disponibili le funzioni più utilizzate e stimolare la collaboration all’interno dell’azienda.

Per le piccole aziende che cercano un software gestionale affidabile e moderno TeamSystem Enterprise è la migliore soluzione, anche per il costante aggiornamento centralizzato che garantisce performance sempre elevate.